Evenementen

Bij het voorbereiden van evenementen komt heel wat kijken. Het zoeken van een geschikte datum en plaats, diverse aankopen, het voeren van promotie,... Daarbij worden organisatoren geconfronteerd met een aantal wettelijke regels waar ze niet altijd even goed wijs uit geraken. Vaak is het een heuse zoektocht om correcte informatie te verkrijgen.

Het gemeentebestuur stelt daarom een online aanvraagformulier 'melding publieke evenementen' ter beschikking van de organisatoren. Aan de hand van dit formulier kan de organisator in één moeite de belangrijkste informatie doorgeven aan de verschillende gemeentelijke diensten, politie en brandweer.

Wat moet je melden?

Het gemeentebestuur vraagt om alle evenementen, groot en klein, te melden.

Dit is niet verplicht als deze drie voorwaarden worden nageleefd:

• op het evenement worden minder dan 100 bezoekers verwacht;
• het geluidsniveau van eventuele versterkte muziek blijft onder de 85 db;
• er wordt geen deel van de openbare weg ingenomen.

Belangrijk om weten als je een evenement organiseert

GELUID

• Denk steeds aan de omwonenden als je geluid maakt tijdens een evenement.
• Het is verboden geluid, gerucht of rumoer te veroorzaken zonder rechtmatige reden of zonder noodzaak als dit de rust van de inwoners in het gedrang brengt.
• Het is verboden zich schuldig te maken aan nachtgeluid waardoor de rust van de inwoners kan worden verstoord.

Enkel en alleen met een machtiging van de burgemeester is er op het openbaar domein elektronisch versterkte muziek, luidsprekers of versterkers toegelaten. 
Voor openbare horeca-inrichtingen gelden de specifieke regels terzake. 

Indien er toch muziek wordt gespeeld of geluidsversterkende apparatuur wordt gebruikt, op een openbare plaats, die storend is voor de omgeving en/of geen rekening houdt met de bijzondere voorwaarden door de burgemeester opgelegd, kan de burgemeester:

1. de stopzetting bevelen van het spelen van muziek of het gebruik van geluidsversterkende apparatuur of van het evenement, teneinde de openbare orde en rust te herstellen;
2. het verzegelen van de geluidsinstallatie of de onmiddellijke sluiting van de inrichting opleggen. De opheffing van, de verzegeling en de sluiting van de inrichting, kan afhankelijk gemaakt worden van de uitvoering van de nodige aanpassing- en isolatiewerken;
3. de bestuurlijke inbeslagname van de geluidsinstallatie eisen;
4. de openbare inrichting doen ontruimen;
5. de veroorzaker(s) van de hinder van de plaats laten verwijderen;
6. de eventueel verleende machtiging laten intrekken.

Geluidsniveaubegrenzer

• De burgemeester kan het gebruik van een geluidsniveaubegrenzer opleggen waarop de volledige muziekinstallatie dient te worden aangesloten. Deze geluidsbegrenzer wordt ingesteld op het maximaal toegelaten geluidsniveau (afgeregeld door een erkend laboratorium of een erkende geluidsdeskundige). De verantwoordelijke uitbater bezorgt onverwijld een attest hiervan aan de burgemeester.
• De burgemeester kan zo nodig, op kosten van de verantwoordelijke, gedurende een bepaalde tijd een (periodieke) controle opleggen door een erkend laboratorium of door een erkende geluidsdeskundige.
• De opstelling en regeling van de volumes of van de geluidsbegrenzer of van ieder ander controlemechanisme moeten zodanig zijn dat ze gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd en verzegeld.
• Geluidsinstallaties en/of luidsprekers dienen te worden uitgeschakeld bij officiële plechtigheden.

VERGUNNING STERKE DRANK

Het is verboden sterke dranken te verkopen in een drankgelegenheid, zelfs gratis en in welke hoeveelheid ook, zonder over de vereiste vergunning te beschikken. Dergelijke vergunning wordt afgeleverd door het college van burgemeester en schepenen.

Na controle van de moraliteit van de aanvrager (eventueel meerdere) en de bij deze personen inwonende personen die aan de exploitatie van de drankgelegenheid meehelpen, kan de vergunning voor de verkoop van sterke dranken door het college van burgemeester en schepenen worden afgeleverd.

De aanvraag evenement geldt als aanvraag voor deze vergunning indien je aangaf dat je sterke dranken zal serveren.

TIJDELIJKE BEWEGWIJZERING

Het is verboden tijdelijke wegwijzers te plaatsen op of te bevestigen aan verkeersborden, verkeerslichten, rotondes en straatmeubilair, tenzij schriftelijke en voorafgaande machtiging door het college van burgemeester en schepenen. Wegwijzers opgesteld zonder machtiging worden ambtshalve, onmiddellijk weggenomen op kosten van diegene die ze geplaatst heeft. Indien de wegwijzers binnen de drie maanden niet worden afgehaald, worden ze vernietigd.

Indien je toelating hebt om wegwijzers te plaatsen, sta je zelf in voor het maken, plaatsen en verwijderen van deze tijdelijke bewegwijzering. Het plaatsen van de tijdelijke bewegwijzering mag ten vroegste tweeënzeventig uur voor het evenement doorgaat. Het verwijderen van de tijdelijke bewegwijzering doe je binnen de tweeënzeventig uur na het evenement.

De gemeente wordt in geen geval aansprakelijk gesteld voor de schade aan de borden of aan derden, als een gevolg van de opstelling of opstellingswijze van de borden. 
De gemeente wordt in geen geval aansprakelijk gesteld voor diefstal van de tijdelijke bewegwijzering.

Heb je geen toelating of overtreed je de opgelegde voorwaarden, dan kan de burgemeester de tijdelijke bewegwijzering laten verwijderen op kosten en risico van de overtreder. Bij dergelijke verwijdering worden de wegwijzers eigendom van de gemeente.

PLAATSEN VAN RECLAMEBORDEN - BANNERS

De aanvraag evenement geldt als aanvraag voor deze vergunning indien je aangaf dat je reclameborden wil plaatsen of banners wil ophangen.

Niet alle wegen in Oostrozebeke zijn gemeentewegen! Via het aanvraagformulier kan je doorgeven waar jullie een reclamebord willen plaatsen. Wij kijken voor jou na of dit een gemeenteweg is.

Bij het tijdelijk plaatsen van reclameborden op privé-eigendom hou je er rekening mee dat dit geen belemmering vormt voor de verkeerszichtbaarheid.

Alle onrechtmatig geplaatste reclameborden worden door de gemeentediensten verwijderd. Tijdelijke reclameborden die niet tijdig worden weggehaald, worden eveneens verwijderd door de gemeentediensten, op risico en op kosten van degene die ze plaatste/de opdrachtgever. Weggenomen bordjes worden eigendom van de gemeente.

VUURWERK

Het is verboden, zowel op de openbare weg als op private domeinen, binnenplaatsen en op alle plaatsen die palen aan de openbare weg, om het even welk vuurwerk, wensballonnen of lampionnen af te steken. 

De burgemeester kan een machtiging verlenen om feestvuurwerk af te steken. Vreugdesalvo’s zijn enkel toegelaten door middel van feestvuurwerk.

Er is geen machtiging nodig van de burgemeester voor het afschieten van feestvuurwerk in de nacht van 31 december van 21 u. tot 2 u.

PLAATSEN VAN EEN TENT

Elke ingebruikname van het openbaar domein en de openbare weg is verboden, tenzij schriftelijke en voorafgaande toelating door het college van burgemeester en schepenen. De aanvraag evenement geldt als aanvraag voor deze vergunning indien je aangaf dat je gebruik wenst te maken van het openbaar domein. Geef zeker ook door waar je een tent of een andere opstelling wil plaatsen. Hoe meer details, hoe beter.

Voor het plaatsen van voertuigen, tenten en kramen met het doel spelen of vermakelijkheden in te richten moet, voorafgaandelijk schriftelijke toelating van de bevoegde gemeentelijke overheid bekomen worden.

SABAM en BILLIJKE VERGOEDING

Als organisator van een evenement ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen en betalen van Sabam en Billijke Vergoeding.

VERZEKERING

Als organisator van een evenement ben je zelf verantwoordelijk voor het aanvragen en betalen van een verzekering.
Een verzekering kan je afsluiten voor brand, voor burgerlijke aansprakelijkheid van de medewerkers, voor lichamelijke ongevallen van deelnemers,...

SLUITINGSUUR

Bij eenmalige activiteiten is het volgende van toepassing:

• Verplichte sluiting van 3 u. tot 6 u. tijdens de nacht van vrijdag op zaterdag, de nacht van zaterdag op zondag en de nacht tussen een wettelijke feestdag en de daaraan voorafgaande dag.
• Bij kermissen: het sluitingsuur wordt afzonderlijk bepaald door de burgemeester.
• Verplichte sluiting van 2 u. tot 6 u. op alle andere dagen van het jaar.

Op oudejaarsnacht is er geen sluitingsuur van kracht en bij andere feestelijkheden kan de burgemeester een algemene afwijking toestaan.
Als organisator zorg je ervoor dat het publiek weg is tegen het sluitingsuur. Je kondigt dit dus best even voor sluitingsuur aan. Problemen? Bel de politie.

Een afwijking van het verbod kan aanvraag worden. De burgemeester kan een afwijking toestaan. De aanvraag evenement geldt als aanvraag voor deze vergunning indien je aangaf dat je graag een afwijking van het sluitingsuur wenst. 

VERPLICHTINGEN INZAKE CATERINGMATERIAAL (VOEDING EN DRANK)

Vanuit Europa worden de richtlijnen rond wegwerpmateriaal steeds strenger. De Federale en Vlaamse overheid passen hun wetgeving en decreten in die zin aan. 

Serveer je op je evenement drank en/of voeding, dan moet je op heden als organisator aan een aantal voorwaarden voldoen: zo is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden sinds 1 januari 2022, tenzij de eventorganisator een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95 % van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage.
Heb je vragen over hoe je dit kan organiseren? Klik dan door naar deze webpagina van OVAM. 

De minister kan uitzonderingen voorzien, als het verbod in kwestie voor bepaalde types cateringmateriaal in bepaalde toepassingen niet zal leiden tot milieuwinst.

Opgelet: deze wetgeving verstrengt vanaf 15 juni 2023. Vanaf dan is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage.

Voor evenementen georganiseerd in 2023 kan de minister uitzonderingen voorzien als de eventorganisator kan aantonen dat ondanks tijdige en behoorlijke inspanningen voor een bepaald evenement er onvoldoende capaciteit aan herbruikbare recipiënten en/of wasfaciliteiten beschikbaar is.

Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het vanaf 15 juni 2023 verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90 % van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.

Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden.

Het gemeentebestuur heeft 1 000 herbruikbare bekers ter beschikking voor erkende verenigingen. Meer info hierover kan je hier nalezen. 

BRANDVEILIGHEID

Art. 218: blusmiddelen

§ 1. Snelblussers

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen

In de inrichting moet minstens een aangepast snelblustoestel opgehangen (in tijdelijke inrichtingen en tenten op goed aangeduide plaatsen voorzien) worden met een minimum inhoud van één bluseenheid per bouwlaag en per 150 m² vloeroppervlakte.

Bij mobiele en tijdelijke drank- en voedselbereidingen dient in de onmiddellijke omgeving een aangepast blustoestel aanwezig te zijn.

Ter hoogte van een elektrisch bord dient een CO2-blustoestel te worden opgehangen.

§ 2. Aanduiding en bereikbaarheid blusmiddelen

De blusmiddelen moeten duidelijk aangeduid worden met de conventionele pictogrammen (koninklijk besluit van 17 juni 1997 inzake veiligheidssignalering). De toestellen moeten in goede staat van onderhoud verkeren en vlot bereikbaar zijn zodat ze steeds gebruiksklaar zijn.

Het is niet toegelaten goederen te stapelen in de zones voor de blusmiddelen (snelblussers, haspels, hydranten).

§ 3. Vuurbestendig deken

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen

Bij de keukenactiviteiten moet een vuurbestendige deken opgehangen worden. Per inrichting voor bakken, braden en frituren dient dit te zijn voorzien.

§ 4. Het brandbestrijdingsmateriaal moet goed onderhouden zijn, recent gekeurd (minstens jaarlijks), duidelijk gesignaleerd, gemakkelijk bereikbaar en oordeelkundig verdeeld zijn. Het moet steeds onmiddellijk in werking kunnen gesteld worden.

Art. 220

Tijdelijke inrichtingen

De bekleding- en versieringsmaterialen moeten minstens aan volgende voorwaarden voldoen:

· plafond en tentzeilen: A2;

· wanden en panelen: A3;

· vloeren: A4.

Art. 221

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen

Naast de periodieke controles dient voor de aanvang van elke activiteit de goede werking en bruikbaarheid nagegaan van waarschuwing en alarm, detectie, veiligheidsverlichting, blusmiddelen en (nood)uitgangen.  De registratie van deze controles dient te gebeuren in een register, voor te leggen aan de veiligheidsdiensten.

10.Uitbatingsvoorschriften

Art. 222: verzekering objectieve aansprakelijkheid

Publiek toegankelijke en Tijdelijke inrichtingen:

Ingeval de inrichting valt onder het toepassingsgebied van de wet van 30 juli 1979 en zijn uitvoeringsbesluiten, moet een verzekering objectieve aansprakelijkheid afgesloten worden.

Art. 223: brandinstructies

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen:

Voor de aanwezigen (bewoners, personeel, gasten,...) moeten de nodige brandinstructies beschikbaar zijn, onder meer wat betreft het bestaan en het gebruik van de verschillende vluchtwegen, de brandbestrijdingsmiddelen, de waarschuwing- en alarminstallatie,...

Deze instructies moeten op oordeelkundig gekozen plaatsen opgehangen worden en voor de tijdelijke inrichtingen en tenten overhandigd worden in een briefing aan de medewerkers.

Alle medewerkers (organisatie, stewards, hulpdiensten, …) moeten een duidelijke briefing ontvangen die minimaal volgende richtlijnen bevat:

· het gebruik en de locatie van de brandbestrijdingsmiddelen;

· de richtlijnen en afspraken in geval van een incident (gewonde, vechtpartij) of brand;

· de locatie van de verschillende uitgangen en nooduitgangen;

· de afspraken in verband met het vrijhouden van de nooduitgangen;

· de afspraken in verband met een eventuele evacuatie;

· de verdeling voor het openen van de nooduitgangen onder de medewerkers bij een evacuatie. (evacuatieplan);

· de procedure voor het verwittigen van de externe hulpdiensten (112/101). Deze oproepnummers zullen op belangrijke punten of in de nabijheid van telefoontoestellen duidelijk zichtbaar opgehangen worden;

· de gsm-nummers van de verantwoordelijken.

Een afschrift van deze briefing wordt bij het meldingsformulier gevoegd.

De DJ krijgt een voorgeschreven tekst met de maatregelen die moeten genomen worden bij een eventuele evacuatie of noodsituatie:

· blijf zelf rustig en zaai geen paniek;

· stop onmiddellijk de muziek;

· steek alle lichten aan;

· vraag de bezoekers de inrichting rustig te verlaten via de dichtstbijzijnde nooduitgang;

· herhaal indien nodig.

Art. 224: evacuatie

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen:

Het is niet toegelaten enig voorwerp te plaatsen dat de doorgang kan belemmeren naar of de nuttige breedte kan beperken van evacuatiewegen, trappen en (nood)uitgangen. In het bijzonder moeten zeilen, doeken, en dergelijke de vrije doorgang van (nood-)uitgangen steeds volledig garanderen. De vluchtdeuren moeten ongesloten zijn zolang publiek of personeel aanwezig is.

Art. 225: open vuren

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen:

Elke vorm van open vuur is verboden.

Art. 226: voorkoming van brand

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen:

Alle installaties of voorwerpen die warmte kunnen genereren, voldoende om tot een ontbranding te komen, moeten op een voldoende afstand van brandbare stoffen en materialen gehouden worden zodat brandgevaar voorkomen wordt.

Op de plaatsen waar roken toegelaten is, dienen alle voorzorgen genomen om brandrisico’s hierdoor te vermijden. Daar zullen een voldoende groot aantal veilige asbakken ter beschikking gesteld worden. Zijn dienen geledigd in een metalen recipiënt, voorzien van een goed sluitend metalen deksel. In de lokalen toegankelijk voor het publiek mogen geen vuilnis, afval, afgedankte voorwerpen of producten vergaard worden. Zij moeten op regelmatige tijdstippen verwijderd worden, zeker bij het beëindigen van de manifestatie.

Art. 227: bezetting

Publiek toegankelijke en tijdelijke inrichtingen:

De uitbater moet op ieder ogenblik de juiste bezetting kunnen opgeven/aantonen.

Art. 228: EHBO

Tijdelijke inrichtingen:

Er dient een verbandkoffer, welke de noodzakelijke elementaire benodigdheden voor het verstrekken van de eerste zorgen bevat, ter beschikking te zijn. Een permanent bemande hulppost is vereist vanaf 1000 bezoekers. Deze dient duidelijk zichtbaar te worden opgesteld of aangeduid.