1/ Algemeen:
Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om B2B-facturen elektronisch uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur. De e-facturen worden uitgewisseld via PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Dit is een gesloten netwerk waarmee o.a. facturen veilig verstuurd kunnen worden.
Ter info: PDF-facturen zijn niet automatisch te verwerken. Daarom zijn PDF-facturen niet hetzelfde als e-facturen!
Om een regelmatige factuur te hebben graag volgende gegevens vermelden op facturen:
· Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. btw verlegd, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
· BTW nummer van de verkoper
· BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
· IBAN nummer van de verkoper
· Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld “orderreference” of “PO-nummer” en de contactpersoon van de dienst via het veld "orderreference".
· Indien het gaat om een overheidsopdracht, vermeld het besteknummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
· Duidelijke omschrijving aangevuld met de originele factuur in pdf of een bijlage in pdf met vermelding van datum en plaats van dienst/levering
· Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
-> Welke vermeldingen moeten standaard opgenomen worden op uw factuur: https://www.unizo.be/advies/welke-vermeldingen-moeten-er-op-de-factuur-staan-1
Nog enkele aandachtspunten:
· Regelmatige facturen voor niet-geprotesteerde prestaties zijn betaalbaar op 30 dagen na ontvangst van de factuur. Wanneer een overheidsopdracht met bestek
van toepassing is, primeren de betalingsmodaliteiten zoals bepaald in het bestek.
· De gemeente is gedeeltelijk btw-plichtig en valt ook onder de btw-wetgeving. Dat betekent dat alle facturen dienen opgemaakt te worden conform de btw-regelgeving. Indien u in opdracht van de gemeente, onroerende werkzaamheden uitvoert welke onder toepassing van de regelgeving 'btw te voldoen door medecontractant' valt, dient de factuur ook in die zin opgemaakt te worden: netto factuur zonder btw met vermelding 'btw verlegd'.
· Werkzaamheden in opdracht van het OCMW zijn niet onderworpen aan de btw-regelgeving. Het woonzorgcentrum Rozenberg is een gebouw voor bewoning en ouder dan 10 jaar, dit betekent dat alle werken in onroerende staat onderworpen zijn aan 6% btw.
· Voorschotten worden uitsluitend betaald op basis van een correct opgemaakte (voorschot)factuur.
De facturen moeten via PEPPOL gericht zijn aan:
Voor de gemeente:
Gemeentebestuur Oostrozebeke Ernest Brengierstraat 6 8780 Oostrozebeke Btw-nummer BE 0207 436 676
Voor het OCMW:
OCMW Oostrozebeke Ernest Brengierstraat 6 8780 Oostrozebeke Ondernemingsnummer: 0212 205 415
2/ Uitzonderingen:
Een factuur per e-mail kan alleen in uitzonderlijke gevallen. Je dient aan een van onderstaande voorwaarden te voldoen:
· Je bent niet btw-plichtig: particulieren, feitelijke verenigingen, rechtspersonen zonder btw-nummer
· Je bent vrijgesteld volgens artikel 44 van het btw-wetboek
· Je factureert buiten een overheidsopdracht (huren, taksen, belastingen, dokters)
· Je bent een buitenlandse leverancier die buiten het peppol-netwerk valt.
Kom je in aanmerking voor de uitzondering?
Voor de gemeente kunt u facturen sturen naar: gemeentefacturen@oostrozebeke.be Voor het OCMW kunt u facturen sturen naar: ocmwfacturen@oostrozebeke.be Alle herinneringen worden verstuurd naar financien@oostrozebeke.be
3/ Richtlijnen voor het versturen van facturen per e-mail:
Indien u onder de uitzondering valt voor het versturen van facturen per e-mail, moet uw e-mail aan de volgende voorwaarden voldoen:
· De factuur moet als bijlage toegevoegd worden in pdf-formaat;
· Ons systeem kan per factuur maar 1 pdf-bestand verwerken, de factuur en eventuele bijlagen moeten dus in 1 pdf-bestand zitten;
· Eén e-mail mag wel meerdere pdf-bestanden (en dus facturen) bevatten;
· Ons systeem kan geen linken in e-mails verwerken naar allerlei locaties om facturen op te halen. Daar vloeit dus geen verwerking of betaling uit voort.